A  Vakok és Gyengénlátók Fejlesztő Magánsegítő Szervezete (a továbbiakban: Szervezet ) a 2016-ban elfogadott Európai Uniós Általános Adatvédelmi Szabályzat rendelkezése alapján létrehozta saját Adatvédelmi és Adatkezelési szabályzatát. 

A Szervezet minden státuszú tagja Hozzájáruló Nyilatkozatot tölt ki, amellyel hozzájárul ahhoz, hogy a Szervezet az Alapszabályban meghatározott célok érdekében adataikat nyilvántartsa és kezelje.

Az Szervezet székhelyén ( 8000 Székesfehérvár, Oskola utca 6. szám ) történik az adatok kezelése és tárolása.

1. Az adatok kezelése és tárolása

1. A Szervezet az Adatvédelmi Szabályzatban meghatározott adatokat kezeli és tárolja, a következő módon:

- a tagok neve, lakcíme, születési ideje és helye, anyja neve,  telefonszáma, e-mail címe

- az Alapszabályban a tagsági jogviszony létesítéséhez meghatározott dokumentumokat tárolja: Belépési nyilatkozat, látássérülés tényét igazoló szemészeti igazolások, orvos szakértői bizottsági határozatok másolatai.

1. b)     A Szervezet az adatokat papíralapon, mappákba rendezve tárolja. A személyes adatokat elektronikusan is tárolja az irodában, az Szervezet számítógépén, valamint felhő alapú tárhelyén.

1. c)     A Szervezet a munkavállalók személyes adatait, valamint a megváltozott munkaképességű munkavállalók esetében szükséges orvosi dokumentumok másolatait papíralapon, mappákba rendezve és az orvosi dokumentumok másolatai kivételével elektronikusan tárolja.

1. d)   E-mail listára feliratkozók esetében csak az e-mail cím kerül tárolásra, semmi más egyéb adat nem, így az beazonosításra nem alkalmas. A leiratkozás módja ugyanezen a felületen adott. Papír alapon nem kerülnek nyilvántartásra ezek az adatok.

1. 2. Az adatkezelés célja és tárolási ideje:

1. A Szervezeti tagok ( pártoló, segítő, kedvezményezett ) adatai:

- az Alapszabályban meghatározott adatokat kezeli és tárolja az abban foglaltak alkalmazása, a Szervezeti tagok jogainak gyakorlása és a Szervezeti működés érdekében.

- a Szervezeti tagok címére, email címére a Szervezet tájékoztatókat, hírleveleket küld különböző programokról, pályázati lehetőségekről, vagy más, a látássérülést, vagy a tagsági jogviszonyt érintő eseményről, lehetőségről

- az e-mail listára feliratkozottak e-mail címére a Szervezet tájékoztatókat, hírleveleket küld különböző eseményekről.

- a Szervezet a közgyűlések alkalmával jelenléti ívet készít, amelyeken a tagok neve, elérhetősége, aláírása szerepel. Ezeket – a törvény által előírt rend szerint - 5 évig tárolja.

a Szervezet a pályázati rendezvények és egyéb események alkalmával szükség esetén jelenléti ívet készíthet, amelyeken a tagok neve, és elérhetősége szerepel. Ezeket a jelenléti íveket az adott év végéig, maximálisan 2 évig tárolja.

- a Szervezet a pályázati rendezvények, közgyűlések, egyéb események alkalmával digitális felvételt (fényképet, videofelvételt) készíthet, amelyeket a Szervezet korlátlanul felhasználhat, és nyilvánosan közzétehet saját elektronikus felületein.

- az Szervezet az adatokban bekövetkezett változásokat rögzíti.

1. Munkavállalók adatai:

- a Szervezet a munkavállalók adatait a jogviszony szerinti jogok és kötelezettségek alkalmazása érdekében kezeli és tárolja, az azokban bekövetkezett változásokat rögzíti.

- az Szervezet a bérszámfejtéshez szükséges adatokat az Szervezettel vállalkozói szerződéses jogviszonyban álló könyvelőnek átadja.

1. Az adatok kezelésére jogosult személyek

1. Adattárolás, kezelés:

-      a Szervezet az irodavezetőt azaz a Szervezetben adminisztrációval megbízott személyt jelöli ki elsődlegesen az adatok tárolására, kezelésére.

-      a Szervezettel vállalkozói szerződéses jogviszonyban álló könyvelő jogosult a munkavállalók bérszámfejtéshez szükséges adatainak kezelésére.

-      a Szervezet Alapszabályban meghatározott módon megválasztott elnöke, akadályoztatása esetén az alelnöke jogosult az adatok kezelésére.

1. Hozzáférés az adatokhoz:

-      a Szervezet irodavezetője, az Alapszabályban meghatározott módon megválasztott elnök, akadályoztatása esetén az alelnök jogosult hozzáférni az adatokhoz.

-      a Szervezetben rendszergazdai feladatokkal megbízott személy jogosult hozzáférni az adatokhoz, melyek elektronikusan tároltak. Valamint jogosult hozzáférni a Szervezet elektronikus levelező rendszeréhez.

1. Levelezés:

-      a Szervezet papíralapú küldeményeit, leveleit az irodavezető, a Szervezet elnöke, akadályoztatása esetén a Szervezet alelnöke veheti át.

-      a kimenő leveleket, küldeményeket az irodavezető, az adminisztrációval megbízott személy kezelheti.

-      a Szervezet elektronikus levelezését az irodavezető, az elnök, akadályoztatása esetén az alelnök kezelheti.

-      a Szervezet elektronikusan tárolt adatainak biztonsági mentését a rendszergazdai feladatokkal megbízott személy végzi.